KI-gestütztes Workforce Planning
Wie wir für einen Bauprojektentwickler ein intelligentes Planungstool entwickelten, das Ressourcenengpässe sichtbar macht — bevor sie Projekte gefährden.
Die Ausgangslage
Ein mittelständischer Bauprojektentwickler mit über 200 Mitarbeitenden und einem Dutzend paralleler Großprojekte stand vor einem klassischen Problem: Die Ressourcenplanung lief über Excel-Listen, E-Mails und Flurgespräche.
Konkrete Schmerzpunkte
- Keine Gesamtsicht: Niemand wusste, welche Spezialisten wann in welchem Projekt gebunden waren. Kapazitätsengpässe wurden erst bemerkt, wenn Deadlines in Gefahr gerieten.
- Manuelle Quartalsplanung: PMO-Leads verbrachten bis zu zwei Wochen pro Quartal damit, Personaleinsatzpläne manuell zusammenzustellen und abzugleichen.
- Fehlende Skill-Zuordnung: Die Zuweisung basierte auf Verfügbarkeit statt auf Kompetenz — mit Qualitätsrisiken bei anspruchsvollen Projektphasen.
- Kein Frühwarnsystem: Wenn Bedarf die Kapazität überstieg, gab es keinen automatischen Alarm — nur verspätete Eskalationen.
Die Lösung: Ventus Workforce Planner
Ventus entwickelte ein maßgeschneidertes Workforce Planning Tool, das Demand, Capacity und Skills in einer einzigen Oberfläche zusammenführt — unterstützt von KI-basierten Vorschlägen für optimale Besetzung.
Capacity Dashboard
Demand und Kapazität pro Projekt und Zeitfenster auf einen Blick. PMO-Leads und Geschäftsführung sehen sofort, wo Lücken entstehen.
Skill-basierte Zuweisung
Mitarbeitende werden basierend auf Kompetenzen und Verfügbarkeit zugewiesen — nicht nur nach freien Kapazitäten. Zuweisungen aktualisieren die Kapazitätsansicht in Echtzeit.
KI-gestützte Empfehlungen
Das System schlägt optimale Besetzungen vor, basierend auf Projektanforderungen, Erfahrungsprofilen und historischen Daten. Der PMO-Lead entscheidet — die KI liefert die Grundlage.
Automatische Engpass-Warnungen
Wenn der prognostizierte Bedarf die verfügbare Kapazität übersteigt, erhalten Verantwortliche sofort eine Warnung — Wochen bevor es kritisch wird.
Das Ergebnis
- Quartalsplanung in unter 10 Minuten statt zwei Wochen
- 18% bessere Auslastung durch skill-basierte Zuweisungen
- Engpässe werden 4–6 Wochen früher erkannt und adressiert
- Echtzeit-Transparenz für PMO-Leads und Geschäftsführung
- Akzeptanz im Team durch intuitive Oberfläche — kein Schulungsaufwand
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